自由工作者是現在許多人嚮往的工作型態，因為不用像一般上班族一樣，被迫在指定時間被綁在指定地點工作。
甚至許多自由工作者都表示他們的工時比在公司上班時少很多，每天只工作3小時，薪水還比上班族高。
但是根據freelancermap 2024年的調查報告，一週（算上週六週日）的總工時低於21小時的人數佔比不到10%，大多數的自由工作者每週工作的小時數約40小時，跟一般上班族的工時是一樣的。
甚至有近4成的自由工作者，每週工時還超出40小時。
所以自由工作者沒有大家想像那麼美好，每天工作的時間好像很少。
其實他們工作的時數跟一般上班族差不多甚至更多。
只不過跟一般朝九晚五的上班族相比，自由工作者的收入高低主要是取決於產出，而不是時間。所以想辦法降低產出時間，提高收入的機會就更高。
試想一個影片剪輯師，如果能在同樣條件下比其他人快兩倍，那麼他的工作收入也可能比其他人高出兩倍。
要如何才能加快自己的生產速度呢？
除了做好時間管理之外，我認為排除會浪費自己時間的因素也非常重要！
本文將分享我在過往的接案經歷中，那些可以最大化節省時間的方法。
1. 影響自由工作者工作時間的因素有哪些？
1.1 技能與工具的熟練度
自由工作者的工作時間最主要還是花在自己的「生產力」上，而且比起其他也會影響工作時間的因素，唯獨生產技能是可以自己掌控和提升的。
想要成為自由工作者，你的技能其實不需要很熟練也可以完成很多案件，畢竟現在網路上面的教學文章和影片真的很多，也有社群論壇可以問其他前輩問題。 只是查資料的次數一多，自然就會拉長工作時間。
在工具的使用上也一樣，如果沒有辦法正確的使用，那麼很多時候你的工作時間可能比別人土法煉鋼的製作時間還慢。
舉例來說，最近很多人會開始用AI工具來生成圖片，但是如果對生成指令不熟，沒辦法好好對AI「詠唱」的話，在你生成出完全符合需求的圖片之前，可能已經有專業的畫師畫好圖片了。
所以比起沒有目的性的學習各種只能解決「碎片化」問題的工具，熟練自己主要使用的生財工具會更有幫助。
1.2 與客戶的溝通
自由工作者大多數都是自營業者，所以整個專案執行期間，都需要靠自己與客戶溝通和討論。
這部分的工作時間很難由自己完全掌控，畢竟不是每一個客戶都很好溝通。
也因為如此，客戶的溝通時間往往成為拖延整個專案的關鍵因素，比起自己單兵作業的工作時間，溝通時間更難被量化。
不過每個客戶找到你，一定有他背後的底層目的，所以客戶的溝通時間是有方法可以有效的被控制，你可以直接學習銷售和談判的技巧，也可以從過往所累積的經驗中找到最有效的方式。
與客戶的溝通時間很常是一個會被忽略掉的成本，對於客戶來說，過於漫長且沒有重點的溝通也會降低他們的合作意願，所以這部分的工作時間若能想辦法縮短的話，對雙方來說都是好的。
1.3 生產以外的工作
自由工作者很多是獨立作業的一人公司，所以從尋找案件、品牌行銷、法務、會計等等的工作都要自己來做，這些工作無法直接有「生產價值」，所以我會歸類在生產以外的工作。
根據freelancermap在2024年的調查數據顯示，47%的自由工作者會花費10%-20%的時間在非生產以外的時間上，換算起來，平均一週會花費4到8小時的時間在處理這些我們常稱為「行政雜事」的工作中。
這些生產以外的工作除了消耗時間之外，也會消耗掉工作的熱忱，畢竟誰都不想每天都在處理自己不熟悉的雜事。
以上這些影響因素對於很多自由工作者而言可能也是目前工作中的問題點，針對這些問題，這邊提供幾個我實際在執行專案過程中，可以大幅度降低工作時間的方法。
2. 自由工作者該如何做好時間管理？
2.1 制定自己的工作系統
如果你的目標是全職自由工作者，擁有一套自己的「工作系統」是非常重要的。
工作系統不只是提高工作效率，也是讓你在面對所有的專案時，都可以維持統一的輸出品質。
打個比方，廚師和會做菜的人，中間最大的區別在於，你每次端出來的料理是不是都能維持同一個品質、同一個烹飪時間。
所以要提高工作效率，產生更多收入，就要將自己打造成「可以量產的機器」。
以我自己的經驗舉例，我曾經在金融相關機構擔任內容行銷的文案寫手，那時候我需要針對美國不同的上市公司撰寫介紹，一週必須產出至少三篇三千字以上的文案。
由於每個上市公司的產業都不同，所以在撰寫介紹文案前一定得做足資料調查。
調查的範圍非常大，認真要研究的話可能會花上一整週的時間來查資料，但我寫作是有截稿期限的，所以必須規劃好找資料的方向、文章的架構、SEO的設計，以及最後的撰稿和潤稿，並且按計劃在規定的期限完成。
我會將寫文章的每個步驟當成是一個專案來執行，而且這個專案中每個步驟都要有明確的規範時間。
例如： 查找重點資料（2小時） 撰寫內容綱要（1小時） 查找次要資料（1.5小時） 撰寫第一大內文（1小時）……
你可能會想，如果規定的時間內沒辦法完成怎麼辦？
那就再將大項目的工作拆分更小，並且將每個小項目的工作依照重要程度分類，越不重要的就放到越後面做，或是有時間再回來做。
以我舉的例子來說，如果必須在三小時內查找完一家公司的資料，我要查哪些資料才是我的文章最需要的。
畢竟大部分的接案工作，重點都在於時間內產出「符合需求」的成果，但不需要是最完美的成果。
（因為接案者認定的完美跟案主絕對不一樣）
不然你可能浪費了80%的時間在做那些對整個專案來說，不到20%效益的事情。
如果不能控管好自己的生產品質和時間，那在接案工作上很快就會遇到天花板。
2.2 制定專案的標準化流程（SOP）
前面講到的是對自己份內工作的時間管理，但在接案工作中，客戶也是共同協作專案的角色，因此在專案開始前就要制定一套「標準化流程」，讓客戶能明確地理解，這個專案會怎麼進行，執行的時間有多長，以及他在這個專案要提供什麼樣的協助。
好的流程不只能幫助自由工作者可以快速對接新的客戶，也能累積跟舊客戶的默契和共識。
而這些累積起來的共識，才能留住客戶，並且讓對方更願意長期合作。
標準化流程也可以讓自由工作者檢視，在整個執行的過程中，有哪些地方是優先需要被改善的，以及哪些地方是可以建立標準化模板或是使用自動化工具。
以影片拍攝舉例，在提案時可以提供向下圖這樣簡單的執行流程給客戶參考。
標準化流程可以讓客戶和自己都清楚了解目前的專案進度到哪裡，減少無效的溝通時間，也降低專案出差錯的機會。
畢竟成為全職的自由工作者後，你的客戶不會只有一個，客戶也不會只有你一個供應商，做好專案管理才能提高的服務價值。
2.3 外包核心能力以外的工作
非生產力的工作
前面有提到，有將近一半的自由工作者需要花20%的時間來處理行政事務，如果能將這些工作外包給其他專業人員，或是使用數位化工具替代，就可以再騰出20%的時間來生產。
當然外包工作就需要花錢，等於是用錢來換時間，所以在考慮是否外包時可以用工時基礎比較外包換來的時間，是不是能為你帶來更多效益。
舉例來說，很多小型工作室仍然是開立紙本發票，紙本發票在開立後需要郵寄給客戶，如果開錯了還可能需要請客戶寄回來重開，在這一來一往中間其實就浪費掉了很多時間。
但如果花點錢將紙本發票改為電子發票，就可以大幅減少開立發票的時間。
（非常推薦使用電子發票）
核心生產力以外的工作
如果接案的工作量已經超出平均工時，除了挑案件來接之外，也可以考慮將生產工作細項切分後外包出去。
不過在這之前，要先好好的了解自己的「核心生產力」是什麼，也就是對客戶來說最有價值的能力在哪，在核心能力以外的生產工作，就可以交由其他人負責。
比如我之前的公司有名剪輯能力也很不錯的攝影師，一開始案件量不大時，的確拍攝和剪輯的工作都可以由他負責，他也可以賺到兩種工作的收入。
可是當案件量逐漸增加之後，他就需要在拍攝和剪輯之中選出最能凸顯價值的核心生產力，讓這項能力在之後能成為提高單價和收入的因素。
3. 總結
總結來說，成功的自由工作者不僅僅是靠長時間工作來獲得收入，而是通過有效的時間管理和工作策略來最大化生產力，重點在於：
持續提升專業技能和使用工具的熟練度
建立個人化的工作系統，提高效率和一致性
實施標準化的專案流程，改善客戶溝通和專案管理
識別並專注於你的核心生產力（競爭力）
善用外包和自動化工具，釋放更多時間用於核心工作
想要長期成為自由工作者或是擴大工作室，除了提升專業技能之外，資源管理更是持續走下去的關鍵。✉️如果想要了解更多自由接案、微型創業的相關資源，歡迎訂閱我們的電子報 ，我們會定期分享更多實務經驗給你！
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